Actualmente para las organizaciones es vital saber en todo momento cuál es el estado de los proyectos en los que están embarcados, el alcance de aquellos que tienen pensado ejecutar y los resultados de los que han sido terminados.
La gestión de proyectos se enfoca en la planificación de las actividades, en programas y luego, mientras se está en el proceso de ejecución del proyecto, realizar un adecuado control de dichas actividades.
Para gestionar un proyecto específico, es importante mantener tres factores bajo control: tiempo, costo y alcance. El manejo que se requiere de estos elementos debe ser adecuado, ya que las diferencias pueden generar un conflicto y por ende el fracaso del proyecto.
El propósito de la gestión de proyecto es muy claro, administrar, planificar, coordinar, seguir y controlar todas las actividades y los recursos asignados, a través del buen uso de conocimientos, destrezas y técnicas para una operativa ejecución del proyecto.
La gestión de proyectos se hace notar desde su selección, cuando se escoge uno sobre otros, pues un proyecto debe tener objetivos claros y un alcance bien definido, y que los resultados estén dentro del mismo, por ello tienden a tener una duración limitada y cuentan con un equipo único y multidisciplinario.
¿Qué es un proyecto?
Es un esfuerzo emprendido para crear un producto, servicio o proceso. Por lo tanto, puede ser un resultado tangible (producto) o un resultado intangible (servicio o proceso) que busca la obtención de un fruto exclusivo, original y único.
¿Qué es un Project Manager?
Es la figura principal de toda gestión de proyectos, es el responsable de que el proyecto consiga los objetivos programados al inicio y es quien lidera la ejecución del mismo.
¿Cómo es el ciclo del proyecto?
Todo proyecto debe seguir un flujo de procesos más o menos estándar. Este flujo permite a todo el equipo tener una perspectiva clara al comienzo, trabajos a realizar, objetivos a conseguir y la finalización del mismo.
Por lo que se puede decir que, todo proyecto tiene su propia vida y empieza en el momento en que surge algún problema que se necesita solucionar.
Fases del ciclo de vida de un proyecto
- Estudio: viabilidad o estudio inicial.
- Análisis: se modelan las necesidades a través de diagramas.
- Diseño: se diseña un sistema determinado de módulos componentes del sistema, de acuerdo a una jerarquía apropiada.
- Implantación (desarrollo): codificación e integración de los módulos con técnicas de programación estructurada.
- Generación del test de aceptación: se preparan un conjunto de casos para efectuar las pruebas del sistema.
- Garantía de calidad: se efectúa el Test final de aceptación del sistema.
- Descripción de procedimiento: elaboración de la descripción formal del nuevo sistema: manuales de usuario, manuales de sistema, manuales de procedimiento.
- Conversión de la base de datos: esta actividad solo se realiza cuando existen sistemas funcionando.
- Instalación: capacitación, es la actividad final.
En resumen, los proyectos se planifican para que puedan ser finalizados y alcancen gran parte de los objetivos previstos. Por tanto, la gestión de proyectos es vital en un entorno tan cambiante y dinámico como el que vivimos en la actualidad.
